KI-Workshops / Programm 02
Ein Programm für operative Teams – Verkauf, Administration, Service, Marketing und Geschäftsleitung. Wir gehen Ihre wiederkehrenden Abläufe durch und bauen daran: Prozessautomatisierung, Leadgenerierung und Outbound, ein KI-Assistent auf Ihrem eigenen Wissen, Kundenservice und ein Reporting, das jemand liest.
In KMU liegt das Potenzial selten im grossen Digitalisierungsprojekt. Es liegt in den fünfzig kleinen Handgriffen pro Tag: Offerten aus alten Dokumenten zusammenkopieren, Anfragen manuell weiterleiten, Rechnungen abtippen, dieselbe Frage zum zwanzigsten Mal beantworten, Zahlen für die Sitzung aus vier Systemen zusammensuchen. Jeder Einzelfall wirkt zu klein für eine Lösung – in der Summe sind es Tage pro Monat. Dazu kommt Unsicherheit: Wer KI ohne klare Regeln einsetzt, riskiert Fehler gegenüber Kunden und Probleme mit Kundendaten. Dieser Workshop macht beides praktisch: erst die Ablaufliste, dann lauffähige Automatisierungen, dann Leitplanken.
Wir nehmen Ihre wiederkehrenden Abläufe auf und automatisieren die lohnendsten: Dokumente und Belege auslesen, Daten zwischen Systemen übergeben, Anfragen klassifizieren und weiterleiten, Termine und Erinnerungen. Immer mit Freigabeschritt dort, wo eine Entscheidung Konsequenzen hat.
Vom Zielkundenprofil zur Ansprache: Recherche und Anreicherung von Firmendaten, Priorisierung nach echten Signalen, personalisierte Erstansprache in Ihrer Sprache, saubere Nachfassketten – und wo die Grenze zwischen Personalisierung und Massenmail verläuft, rechtlich wie handwerklich.
Ein Assistent, der Ihre Preislisten, Handbücher, Verträge und Protokolle kennt und Fragen mit Quellenangabe beantwortet. Wir zeigen, wie die Wissensbasis aufgebaut und gepflegt wird, wie Rechte gesteuert werden und woran man erkennt, dass eine Antwort nicht belastbar ist.
Anfragen automatisch einordnen, Antwortentwürfe mit passendem Ton vorbereiten, wiederkehrende Fälle vollständig abhandeln und den Rest sauber eskalieren. Dazu die Frage, die über die Kundenzufriedenheit entscheidet: Wann übergibt der Assistent an einen Menschen?
Kennzahlen aus Ihren Systemen zusammenführen, Auffälligkeiten in Klartext erklären lassen, wiederkehrende Auswertungen automatisieren – und ein monatliches Führungs-Reporting, das eine Entscheidung vorbereitet statt Zahlen aufzulisten.
Kurzinterviews in den Abteilungen: Welche Aufgaben wiederholen sich, wie oft, wie lange dauern sie und wo entstehen Fehler?
Wir bewerten die Kandidaten gemeinsam und wählen die zwei bis vier aus, die im Workshop tatsächlich gebaut werden.
Das Team baut die ausgewählten Automatisierungen selbst – an Ihren Dokumenten, in Ihren Tools, mit Freigabeschritten an den richtigen Stellen.
Eine schlanke KI-Richtlinie, klare Zuständigkeiten – und ein Termin, an dem wir prüfen, was läuft und was als Nächstes automatisiert wird.
Zwei bis vier Abläufe laufen nach dem Workshop automatisiert – nicht als Konzept, sondern produktiv.
Das Team erkennt selbst, welche Aufgabe sich für Automatisierung eignet und welche nicht.
Verkauf und Service antworten schneller, weil Entwürfe und Einordnung vorbereitet sind.
Klare Regeln, welche Kundendaten in welches Tool dürfen – im Rahmen des revDSG.
Ein Reporting, das monatlich ohne Handarbeit entsteht.
Für operative Teams in kleinen und mittleren Unternehmen: Verkauf, Innendienst, Administration, Buchhaltung, Kundenservice, Marketing und Geschäftsleitung. Besonders wirksam ist eine gemischte Gruppe aus verschiedenen Abteilungen, weil die lohnendsten Automatisierungen fast immer an den Übergängen zwischen Abteilungen liegen.
Meistens nicht. Wir starten mit dem, was Sie haben – Microsoft 365 oder Google Workspace, Ihr CRM, Ihre Buchhaltung, allenfalls ein Automatisierungs-Tool wie Make oder n8n. Erst wenn ein Ablauf ohne zusätzliches Werkzeug nicht sinnvoll läuft, sprechen wir über eine Ergänzung, inklusive ehrlicher Einschätzung von Kosten und Aufwand.
Das kommt auf Tool, Vertrag und Datenart an – und genau das klären wir im Workshop verbindlich für Ihren Fall. Wir gehen durch, welche Dienste geschäftliche Nutzung ohne Training auf Ihren Daten anbieten, wo der Serverstandort liegt, wann Anonymisierung genügt und wann eine Aufgabe gar nicht in ein externes Tool gehört. Ergebnis ist eine Regel, die im Alltag anwendbar ist – kein Rechtsgutachten.
Das ist normal und meistens berechtigt. Wir arbeiten deshalb nie mit Zukunftsversprechen, sondern mit einer Aufgabe, die die Person selbst als lästig empfindet. Wenn diese eine Aufgabe am Workshoptag messbar schneller geht, verschiebt sich die Diskussion von selbst. Wir sprechen ausserdem offen darüber, wo KI ungeeignet ist – das schafft mehr Vertrauen als jede Demo.
Die im Workshop gebauten Automatisierungen laufen ab dem ersten Tag. Bei einfachen Fällen wie Belegerfassung oder Anfrage-Routing ist die Entlastung sofort spürbar, bei Vertrieb und Reporting zeigt sie sich über einige Wochen. Deshalb messen wir beim Review nach 30 Tagen dieselben Grössen wie zu Beginn: Häufigkeit, Dauer und Fehlerquote pro Ablauf.