Workflow- & Prozessautomatisierung
Prozesse, die von selbst laufen – Ihre Systeme reden miteinander
Wir automatisieren ganze Abläufe end-to-end: von Angebot über Auftrag bis Rechnung, Onboarding oder Genehmigungen. Statt Daten von Tool zu Tool zu kopieren, verbinden wir Ihre bestehenden Systeme – CRM, ERP, Buchhaltung, E-Mail, Tabellen – so dass Prozesse ohne manuelle Schritte durchlaufen. Gebaut für KMU in Zürich und der ganzen Schweiz.
- Individuelles Angebotnach dem Erstgespräch
- 4-köpfiges Team, ZürichStrategie und Umsetzung
- 4 Bausteine4 Schritte
Ausgangslage
Das Problem: Ihre Tools arbeiten nicht zusammen
In vielen KMU laufen Prozesse über fünf verschiedene Tools, die nichts voneinander wissen. Eine Anfrage wird im CRM erfasst, manuell ins ERP übertragen, die Rechnung separat in der Buchhaltung erstellt, der Status per E-Mail nachgefragt. Jede dieser Übergaben ist Handarbeit – Copy-Paste, Medienbrüche, Wartezeiten, Tippfehler. Bei Schweizer Lohnkosten ist das teuer, und es bremst: Aufträge bleiben liegen, Informationen sind nicht aktuell, niemand weiss verlässlich, wo etwas steht. Prozessautomatisierung schliesst diese Lücken zwischen Ihren Systemen, so dass der Ablauf von selbst durchläuft.
Was wir tun
Was wir bauen
- 01
System-Integrationen & APIs
Wir verbinden CRM, ERP, Buchhaltung, E-Mail und Tabellen über stabile Schnittstellen – so fliessen Daten automatisch zwischen Ihren Tools, statt von Hand kopiert zu werden.
- 02
Workflow-Orchestrierung
Ganze Abläufe wie Angebot→Auftrag→Rechnung, Onboarding oder Bestellungen laufen als ein durchgängiger Prozess – jeder Schritt löst automatisch den nächsten aus.
- 03
Dokumenten- & Genehmigungsflüsse
Dokumente werden erstellt, weitergeleitet und freigegeben – mit klaren Regeln, wer wann was genehmigt. Wo es hilft, liest KI Inhalte aus und trifft Vorentscheidungen.
- 04
Monitoring & Fehlerbehandlung
Jeder Prozess wird überwacht. Läuft etwas schief, wird sauber eskaliert und ein Mensch entscheidet – Automatisierung ohne blinde Flecken.
So läuft es
So gehen wir vor
- 01
Prozess-Mapping
Wir zeichnen Ihren Ablauf end-to-end nach und finden die manuellen Übergaben und Medienbrüche, die am meisten kosten.
- 02
Systeme verbinden
Wir binden Ihre bestehenden Tools über APIs an und definieren, wie Daten und Status zwischen ihnen fliessen.
- 03
Orchestrieren & absichern
Wir bauen den durchgängigen Ablauf, definieren Ausnahmen und richten Mensch-in-der-Schleife für Genehmigungen und Fehler ein.
- 04
Messen & ausweiten
Wir messen Durchlaufzeit und gesparte Handarbeit und dehnen die Automatisierung auf weitere Prozesse aus.
Was sich ändert
Was sich ändert
- 01
Schluss mit Copy-Paste zwischen Systemen – Daten fliessen automatisch von Tool zu Tool.
- 02
Kürzere Durchlaufzeiten: Aufträge, Rechnungen und Onboardings laufen ohne Wartezeiten durch.
- 03
Eine verlässliche Quelle der Wahrheit – jeder sieht jederzeit, wo ein Vorgang steht.
- 04
Mensch in der Schleife – Genehmigungen und Ausnahmen bleiben bei Ihrem Team, der Rest läuft von selbst.
In der Praxis
Fragen
Häufige Fragen zu Prozessautomatisierung
Was ist der Unterschied zwischen Prozessautomatisierung und KI-Automatisierung?
Prozessautomatisierung verbindet Ihre bestehenden Systeme und orchestriert ganze Abläufe end-to-end – damit CRM, ERP und Buchhaltung ohne manuelle Übergaben zusammenarbeiten. KI-Automatisierung setzt dort an, wo es um unstrukturierte Inhalte und Entscheidungen geht: Dokumente verstehen, Leads bewerten, individuelle KI-Agenten. In der Praxis kombinieren wir beides – der Prozess bildet das Gerüst, KI übernimmt die Stellen, wo Verständnis nötig ist. Mehr dazu auf unserer Seite zur KI-Automatisierung.
Was kostet Prozessautomatisierung und wann lohnt sie sich?
Der Einstieg gelingt meist mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf statt einer grossen Plattform. Je mehr manuelle Übergaben und je höher das Volumen, desto schneller rechnet sich die Automatisierung – bei Schweizer Lohnkosten oft innerhalb weniger Monate. Sie erhalten vorab eine transparente Schätzung des Aufwands und der eingesparten Zeit.
Ist das mit dem Schweizer Datenschutz (revDSG) vereinbar?
Ja, wenn es richtig gebaut ist. Wir setzen auf Datenminimierung, klare Zugriffsregeln, Nachvollziehbarkeit jeder Übergabe und – wo nötig – auf in der EU/Schweiz gehostete oder selbst betriebene Systeme, damit Ihre Daten den Compliance-Rahmen nicht verlassen.
Wo sollten wir am besten anfangen?
Am schnellsten lohnt sich der Ablauf mit den meisten manuellen Übergaben und dem höchsten Volumen – typischerweise Angebot→Auftrag→Rechnung, Onboarding oder wiederkehrende Genehmigungen. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess, zeigen die Wirkung messbar und weiten dann aus.
Nächster Schritt
Welcher Ablauf hängt bei Ihnen an manuellen Übergaben?
Erzählen Sie uns, zwischen welchen Tools bei Ihnen kopiert und gewartet wird. Wir schlagen einen konkreten ersten Sprint vor – messbar und ohne Verpflichtung.
Über den Autor
Tenzin Langdun
KI-Experte & Marketing-Lead bei Hierarchy
Tenzin ist KI-Experte und Marketing-Lead mit einem MSc in Artificial Intelligence der University of Bath und über 10 Jahren Marketingerfahrung in Strategie, Paid Acquisition und SEO. Er war bei renommierten Unternehmen wie KPMG, EY, Siemens und Adnovum tätig – mit Expertise in KI, Cybersecurity, Audit und Consulting sowie in der Versicherungsbranche. Gemeinsam mit Martin Oswald ist er Mitautor einer preisgekrönten Forschungsarbeit zur KI-basierten Krebserkennung, veröffentlicht in Nature und ausgezeichnet mit dem nationalen Siemens Excellence Award und dem Lab Sciences Award.