KI-Schulung in Gemeinde und Verwaltung: was anders ist als in der Privatwirtschaft

Eine KI-Schulung für eine Gemeindeverwaltung ist kein KMU-Workshop mit ausgetauschten Beispielen. Vier Dinge gelten in einer Behörde anders als in einem Unternehmen, und alle vier ändern, was im Kurs vorkommen muss: das Amtsgeheimnis, das anwendbare Datenschutzrecht, die Aktenführungspflicht und das Öffentlichkeitsprinzip. Eine Schulung, die diese vier nicht behandelt, ist für eine Verwaltung nicht nur unvollständig, sondern an der entscheidenden Stelle irreführend.

Schweizer Gemeinden stehen bei diesem Thema unter einem doppelten Druck. Die Arbeitslast wächst, Personal ist schwer zu finden, und gleichzeitig ist der Handlungsspielraum kleiner als in einem Unternehmen derselben Grösse. Was in einem KMU eine Geschäftsleitung in einer Sitzung entscheidet, braucht in einer Verwaltung eine Weisung, eine Zuständigkeit und meist auch eine Rückversicherung beim Datenschutzbeauftragten des Kantons.

Genau deshalb landet die Frage oft in einer Schleife: Man wartet auf eine Regelung, während in den Abteilungen längst gearbeitet wird – auf privaten Konten, weil es keine dienstlichen gibt. Der schnellste Weg aus dieser Schleife ist nicht ein Gutachten, sondern eine Schulung, die die vier Besonderheiten sauber behandelt und aus der eine Weisung hervorgeht.

Das erste Missverständnis: nicht das revDSG

Das revidierte Datenschutzgesetz des Bundes ist seit 2023 in aller Munde, und fast jede Schulungsunterlage auf dem Markt baut darauf auf. Für eine Gemeinde ist das die falsche Grundlage. Das Gesetz beschreibt seinen Geltungsbereich selbst: Es gilt für die Bearbeitung von Personendaten durch private Personen und durch Bundesorgane. Eine dritte Kategorie kommt nicht vor – kantonale und kommunale Behörden sind weder das eine noch das andere. Das ist keine Auslegung, sondern der Wortlaut.

Es gibt eine Ausnahme, und sie ist begrenzt: Wo eine Gemeinde Bundesrecht im Auftrag des Bundes vollzieht – etwa bei Aufgaben rund um Registerführung oder den Vollzug von Bundessozialversicherungsrecht –, handelt sie insoweit funktional wie ein Bundesorgan. Für den weitaus grössten Teil der täglichen Arbeit einer Verwaltung gilt das aber nicht.

Massgeblich ist stattdessen das Datenschutzrecht des eigenen Kantons, und dort beginnt die Verwirrung mit den Namen. Zürich, Basel-Stadt und Basel-Landschaft haben je ein Gesetz über die Information und den Datenschutz. Bern führt ein kantonales Datenschutzgesetz plus ein eigenes, sehr frühes Informationsgesetz. Der Aargau bündelt Information, Datenschutz und Archivwesen in einem einzigen Erlass. St. Gallen nennt seines schlicht Datenschutzgesetz, Solothurn Informations- und Datenschutzgesetz, Schwyz Öffentlichkeits- und Datenschutzgesetz. Genf und die Waadt haben eigene französischsprachige Erlasse, und Neuenburg und Jura teilen sich sogar eine gemeinsame interkantonale Vereinbarung statt zweier eigener Gesetze.

Das ist mehr als eine Kuriosität. Es erklärt, warum eine Schulung «zum Datenschutz» für eine Verwaltung nur dann etwas taugt, wenn sie auf den richtigen Erlass gebaut ist. In Zürich zum Beispiel regelt ein einziges Gesetz sowohl den Datenschutz als auch das Öffentlichkeitsprinzip, und die Aufsicht liegt bei der kantonalen Datenschutzbeauftragten, nicht beim EDÖB. Zu beachten ist zudem, dass dieses Gesetz derzeit totalrevidiert wird; wer eine Weisung darauf aufbaut, prüft vor der Verabschiedung den aktuellen Stand.

In der Sache ähneln sich die Grundgedanken – Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Sicherheit. Aber die Zuständigkeiten, die Meldewege und die Vorgaben zur Bekanntgabe an Dritte unterscheiden sich, und die Bearbeitung durch einen Anbieter im Ausland ist in einem kantonalen Gesetz anders geregelt als in einem Bundesgesetz für Private. Eine Schulung, die das nicht trennt, gibt einer Verwaltung sauber vorgetragene Antworten auf das falsche Gesetz.

Was bereits geregelt ist – und was Sie deshalb nicht erfinden müssen

Der zweithäufigste Irrtum ist die Annahme, es gebe noch nichts. Tatsächlich ist die Schweizer Verwaltung in diesem Punkt weiter, als ihr Ruf vermuten lässt.

Auf Bundesebene liegen seit 2020 Leitlinien zur künstlichen Intelligenz für die Bundesverwaltung vor, ergänzt durch eine Strategie zum Einsatz von KI-Systemen und mehrere Merkblätter zum Umgang mit generativen Werkzeugen und zur Sensibilisierung im Umgang mit grossen Sprachmodellen; es gibt sogar werkzeugspezifische Merkblätter für einzelne Übersetzungsdienste.

Auf Kantonsebene existieren Fachstrategien, Richtlinien und Merkblätter unter anderem aus dem Aargau, aus Appenzell Innerrhoden – das zusätzlich ein öffentliches Verzeichnis algorithmischer Systeme führt –, aus Bern, Freiburg, Luzern, St. Gallen, der Waadt und Zürich. Luzern deckt dabei ausdrücklich Verwaltung, Schulen und Gerichte ab. Die Städte Zürich und Genf haben eigene Regelungen zur Nutzung generativer KI, und für Gemeinden gibt es Merkblätter, die sich direkt an Gemeindemitarbeitende richten statt an Kantonsangestellte.

Zwei Beobachtungen aus diesen Dokumenten sind für die Schulung wichtiger als ihr blosses Vorhandensein.

Erstens: Kein einziges dieser Papiere spricht ein generelles Verbot aus. Das durchgehende Muster ist «erlaubt mit Bedingungen». Eine kantonale Leitlinie erlaubt beispielsweise ausdrücklich den Einsatz für einfache, standardmässige Anfragen und zieht die Grenze nicht beim Werkzeug, sondern bei den Eingaben: geheime und vertrauliche Daten gehören nicht hinein, unter ausdrücklichem Verweis auf das Amtsgeheimnis. Ein an Gemeindepersonal gerichtetes Merkblatt listet erlaubte Anwendungen – Zusammenfassungen, Entwurfshilfe für Korrespondenz, Auswertungshilfe, Code – und danach die unzulässigen: laufende, nicht publizierte politische Geschäfte, ungeprüfte Übernahme generierter Inhalte, das Erzeugen rechtsverbindlicher Verfügungen. Dazu Empfehlungen, die man sofort übernehmen kann: Registrierung nur mit dienstlicher Adresse, Datennutzungseinstellungen im Konto einschränken, Kennzeichnung generierter Inhalte, regelmässige Schulung.

Zweitens: Die kantonalen Vorgaben sind Prozessvorgaben. Die Zürcher Datenschutzbeauftragte hat 2025 ein Vorgehen für öffentliche Organe publiziert, das mit der Definition konkreter Anwendungsfälle und der Prüfung der gesetzlichen Grundlage beginnt – bei besonderen Personendaten braucht es eine Grundlage auf Gesetzesstufe. Das ist bemerkenswert, weil der erste Schritt dieses Prozesses genau das ist, was eine gute Schulung ohnehin produziert: eine belastbare Liste der Anwendungsfälle, die im Haus wirklich vorkommen. Wer die Schulung als Vorarbeit zum Prozess versteht statt als Belohnung nach dessen Abschluss, kommt deutlich schneller voran.

Das zweite: das Amtsgeheimnis ist persönlich

Das Amtsgeheimnis nach Artikel 320 des Strafgesetzbuches richtet sich nicht an die Gemeinde, sondern an die Person. Wer ein Geheimnis offenbart, das ihm in seiner amtlichen Stellung anvertraut wurde oder das er darin wahrgenommen hat, riskiert Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Drei Details daran werden regelmässig unterschätzt.

Es endet nicht mit dem Arbeitsverhältnis – das steht ausdrücklich im Gesetz. Es wird von Amtes wegen verfolgt und hängt nicht davon ab, dass jemand Anzeige erstattet. Und straflos bleibt nur, wer mit schriftlicher Einwilligung der vorgesetzten Behörde offenbart hat; das ist eine enge, dokumentierte Ausnahme und nicht die allgemeine Auskunft, die Nutzung sei ja freigegeben.

Der Beamtenbegriff ist dabei weiter, als das Wort vermuten lässt. Das Strafgesetzbuch definiert ihn funktional und erfasst auch Personen, die vorübergehend oder provisorisch für eine öffentliche Verwaltung tätig sind. Lernende, Praktikantinnen, Aushilfen und temporär Angestellte stehen also unter derselben Pflicht wie die Festangestellten – und sind zugleich die Gruppe, die am seltensten instruiert wird und am ehesten mit dem privaten Konto arbeitet, weil ihr nie eines eingerichtet wurde.

Davon zu unterscheiden ist das Berufsgeheimnis nach Artikel 321, das eine abschliessende Liste von Berufen erfasst – Ärztinnen, Anwälte, Psychologinnen, Pflegefachpersonen und weitere – und das nur auf Antrag verfolgt wird. Für eine Gemeinde ist die Unterscheidung nicht akademisch: In der Schulsozialarbeit, im Gesundheitsbereich oder in einem gemeindeeigenen Pflegeheim können beide Pflichten nebeneinander gelten, und dann ist die strengere massgeblich.

Für die Schulung ist all das ein Vorteil, so merkwürdig das klingt. Die Frage «darf ich diesen Text in dieses Werkzeug kopieren» ist in einem KMU eine abstrakte Compliance-Frage, über die man höflich diskutiert. In einer Verwaltung ist sie eine persönliche, und das erzeugt eine Aufmerksamkeit, die man sonst mühsam herstellen muss. Die Aufgabe des Kurses ist dann nicht, zur Vorsicht zu mahnen, sondern das Gegenteil: klar zu machen, was ohne Weiteres geht, damit die Vorsicht nicht die gesamte Nutzung blockiert.

Die Datenstufen sehen in einer Verwaltung anders aus

In einem Unternehmen genügen meistens drei Stufen für alle. In einer Verwaltung funktioniert das schlecht, weil die Abteilungen nicht dieselbe Arbeit machen. Eine Stufe, die für die Bauverwaltung grosszügig ist, ist für den Sozialdienst unhaltbar – und umgekehrt bremst eine Regel, die für den Sozialdienst gebaut wurde, die Kanzlei ohne Grund aus.

Die Einteilung, die sich bewährt, ist deshalb eine gemeinsame Struktur mit abteilungsweise unterschiedlichen Beispielen:

• Sozialdienst: die heikelste Einheit einer Gemeinde. Angaben zu Unterstützung, Gesundheit, Familienverhältnissen, Beistandschaften. Hier ist die oberste Stufe der Normalfall, nicht die Ausnahme.
• Einwohnerdienste: Staatsangehörigkeit, Zivilstand, teils Konfessionszugehörigkeit für die Kirchensteuer. Wirkt harmlos, ist es nicht.
• Schulverwaltung: Daten von Kindern, teils Gesundheits- und Förderangaben.
• Steueramt: Einkommens- und Vermögensverhältnisse ganzer Haushalte.
• Bauverwaltung: vergleichsweise offen, weil Baugesuche ohnehin publiziert werden – aber Einsprachen und Stellungnahmen Dritter sind es nicht.
• Kanzlei: der unauffälligste und in der Praxis heikelste Fall, weil dort laufende, noch nicht publizierte politische Geschäfte liegen. Die sind nicht «besonders schützenswerte Personendaten», gehören aber trotzdem in kein externes Werkzeug.

Die letzte Zeile ist die, die in Standardkursen fehlt. Ein KMU-Schema kennt Personendaten und Geschäftsgeheimnisse; eine Verwaltung kennt zusätzlich die Kategorie «noch nicht öffentlich», und sie ist zeitlich befristet: Was vor der Publikation vertraulich ist, ist danach amtlich.

Das dritte: Aktenführung

Verwaltungshandeln muss nachvollziehbar sein, und dafür gibt es die Aktenführung. Die naheliegende Sorge lautet: Muss jetzt jeder Chatverlauf ins Dossier?

Auch hier zuerst die Zuständigkeit, weil sie dieselbe Überraschung bereithält wie beim Datenschutz: Das Archivierungsgesetz des Bundes nimmt die Kantone von seinem Geltungsbereich ausdrücklich aus. Für eine Gemeinde gilt das Archivrecht ihres Kantons – in einigen Kantonen ein eigenes Gesetz, in anderen in denselben Erlass eingebaut wie Datenschutz und Öffentlichkeitsprinzip. Der Massstab ist überall ähnlich weit gefasst: Aufbewahrt wird, was rechtliche oder administrative Bedeutung hat oder einen grossen Informationswert aufweist. Das ist bewusst mehr als nur der förmliche Entscheid.

Auf der anderen Seite steht eine ebenso ausdrückliche Einschränkung: Unfertige Unterlagen und Dokumente zum rein persönlichen Gebrauch gelten nicht als amtliche Dokumente. Das ist die nächstliegende Grundlage für den Umgang mit Entwürfen – und sie wird in der Praxis eng ausgelegt, nicht als Freibrief für alles Informelle.

Und nun der ehrliche Teil: Ob ein KI-Chatverlauf archivierungspflichtig ist, ist nicht geklärt. Es gibt dazu bislang keine publizierte Vorgabe, und die vorhandenen kantonalen KI-Papiere behandeln überwiegend den Datenschutz und nicht die Aktenführung. Wer etwas anderes behauptet, überdehnt die Quellenlage.

Was man sinnvoll aus dem bestehenden Recht ableiten kann, ist eine Arbeitsregel, die wir in Schulungen genau so vermitteln – als begründete Analogie und nicht als geltende Vorschrift: Hat die Ausgabe des Modells die Begründung inhaltlich getragen – eine Einschätzung, eine Tatsachenbehauptung, eine Empfehlung, auf die sich der Entscheid stützt –, gehört das Ergebnis in nachvollziehbarer Form ins Dossier. Hat sie nur die Formulierung geglättet, während die Substanz in der abgelegten Endfassung vollständig steht, ist sie ein Entwurf.

Wichtiger als beides ist ohnehin die Umkehrung, und die gehört in jeden Kurs: Ein Ergebnis, das nur im Chatverlauf existiert und nie ins Dossier gelangt, fehlt in den Akten. Die reale Gefahr ist nicht zu viel Dokumentation, sondern zu wenig – weil Arbeit in einem Werkzeug stattfindet, das niemand als Ablage betrachtet.

Das vierte: das Öffentlichkeitsprinzip

Seit dem Öffentlichkeitsgesetz des Bundes von 2004 gilt für die Bundesverwaltung nicht mehr der Geheimhaltungs-, sondern der Öffentlichkeitsgrundsatz: Zugänglich ist, was nicht durch eine Ausnahme geschützt ist. Die Mehrheit der Kantone hat inzwischen eine vergleichbare Ordnung, teils in einem eigenen Gesetz, teils – wie in Zürich – im selben Erlass wie den Datenschutz. Flächendeckend ist es allerdings nicht, und wer sich darauf verlässt, prüft es besser für den eigenen Kanton nach.

Als amtliches Dokument gilt dabei eine auf einem beliebigen Träger festgehaltene Information, die sich im Besitz der Behörde befindet und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft. Ausgenommen sind Unterlagen, die kommerziell genutzt werden, noch nicht fertiggestellte Unterlagen und solche zum persönlichen Gebrauch – dieselben Kategorien, die auch bei der Aktenführung auftauchen.

Das verändert den Umgang mit KI an einer Stelle, an die selten jemand denkt: Was in eine Aktennotiz geschrieben wird, kann später gelesen werden – auch von der betroffenen Person und von Medien.

Die praktische Folge ist keine Einschränkung, sondern eine Formulierungsfrage. Ein Text, der mit einem Modell entstanden ist, muss denselben Ton und dieselbe Präzision haben wie ein selbst geschriebener, weil er unter demselben Licht gelesen wird. Wer «schnell etwas zusammenfassen lassen» sagt und den Text ungeprüft ablegt, produziert ein Dokument, für das die Verwaltung geradesteht, ohne dass jemand es verantwortet hat. Dazu gehört auch der stilistische Punkt, der in Workshops am meisten Gelächter auslöst und am meisten hängen bleibt: Ein Modell schreibt von sich aus freundlicher und unverbindlicher, als eine Verfügung sein darf.

Wo eine Verwaltung tatsächlich Zeit gewinnt

Nach vier Abschnitten Besonderheiten die andere Seite, denn der Nutzen ist real und liegt ziemlich genau dort, wo in einer Verwaltung die Arbeit liegt: bei der Sprache.

• Protokolle aus Sitzungsnotizen, in der Form, die das Gremium gewohnt ist.
• Wiederkehrende Korrespondenz: Fristerstreckungen, Auskünfte, Eingangsbestätigungen, Absagen.
• Amtsdeutsch übersetzen: aus einer korrekten Verfügung eine verständliche Erklärung für die betroffene Person machen. Das ist der Punkt, an dem Einwohnerdienste am meisten Zeit und am meisten Ärger sparen.
• Lange Unterlagen zusammenfassen: Vernehmlassungen, Berichte, Vorlagen für die Exekutive.
• Mehrsprachigkeit: Auskünfte, die heute niemand auf Englisch, Französisch oder Italienisch geben kann, ohne extern zu übersetzen.
• Strukturieren statt formulieren: aus einer langen Mail mit fünf Anliegen eine Pendenzenliste machen, bevor überhaupt jemand antwortet.

Was nicht dazugehört: alles mit Ermessen und alles mit Rechtswirkung. Nicht aus Vorsicht, sondern weil dort die Verantwortung sitzt, und die lässt sich nicht auslagern. Die publizierten Merkblätter ziehen die Grenze an derselben Stelle – rechtsverbindliche Verfügungen erzeugt niemand mit einem Sprachmodell.

Bemerkenswert ist, wo der Zeitgewinn nicht liegt: nicht bei den grossen Verfahren, sondern in der Fläche der kleinen Schreibarbeiten, die niemand im Stellenplan sieht. Genau deshalb fällt er auch selten auf, wenn man ihn nicht vorher benennt – ein Grund mehr, vor der Schulung zwei bis drei Abläufe festzulegen, an denen später geprüft wird.

Die Beschaffung ist einfacher, als viele denken

Der häufigste Grund, warum eine Verwaltung eine Schulung nicht bucht, ist die Annahme, so etwas müsse ausgeschrieben werden. In aller Regel muss es das nicht.

Die interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen wurde 2019 revidiert, und genau diese Revision hat die Schwellenwerte national vereinheitlicht, die vorher von Kanton zu Kanton auseinanderliefen. Für Dienstleistungen gilt seither: Unterhalb von CHF 150'000 steht das freihändige Verfahren offen. Ab CHF 150'000 bis knapp CHF 250'000 gilt das Einladungsverfahren. Ab CHF 250'000 wird offen oder selektiv ausgeschrieben, und ab CHF 350'000 kommen zusätzlich die strengeren staatsvertraglichen Regeln zum Zug.

Drei Hinweise trotzdem. Erstens gelten diese Werte für Kantone, die der revidierten Vereinbarung beigetreten sind; die meisten sind es, die Beschaffungsstelle bestätigt es in wenigen Minuten. Zweitens zählt der Gesamtwert eines Auftrags über seine ganze Laufzeit einschliesslich absehbarer Verlängerungen, nicht der einzelne Termin – wer eine Serie über zwei Jahre plant, rechnet die Serie. Drittens ist «freihändig» kein Freipass für Formlosigkeit: Ein schriftliches Angebot mit Leistungsbeschrieb und die Dokumentation der Vergabe gehören trotzdem ins Dossier, schon wegen der Aktenführung.

Der häufigste Fehler: auf die Weisung warten

Die Reihenfolge, die in vielen Verwaltungen gewählt wird, lautet: zuerst die Regelung, dann die Werkzeuge, dann die Schulung. Sie ist logisch und funktioniert nicht, weil zwischen dem ersten und dem dritten Schritt Monate liegen und die Arbeit nicht wartet. Was in dieser Zeit entsteht, ist keine Enthaltsamkeit, sondern Nutzung auf privaten Konten – ohne Vertrag, ohne Einstellungen, ohne Spuren.

Die Reihenfolge, die schneller zum Ziel führt, dreht die ersten beiden Schritte um. Zuerst ein dienstliches Konto für einen überschaubaren Kreis, dann die Schulung mit den echten Anwendungsfällen, und aus der Schulung heraus die Weisung – geschrieben von Leuten, die inzwischen wissen, worüber sie schreiben. Das entspricht auch der Logik der kantonalen Vorgaben: Deren erster Schritt ist die Definition konkreter Anwendungsfälle, und die kann niemand am Schreibtisch erfinden.

Wie wir es aufsetzen würden

Ein gemeinsamer Grundlagenteil für alle Abteilungen, in dem die vier Besonderheiten vorkommen und nicht die revDSG-Folien. Darin auch der Blick auf das, was Bund, Kanton und allenfalls die eigene Stadt bereits publiziert haben – meistens existiert mehr, als im Haus bekannt ist, und ein Teil der Arbeit ist damit erledigt.

Danach getrennte Vertiefungen, weil sich die Datenklassen zwischen Einwohnerdiensten, Bau, Sozialem und Schule stark unterscheiden – in einer Schulsozialarbeit gelten andere Antworten als in der Bauverwaltung. Eine halbe Stunde davon gehört den Lernenden und Temporären, und zwar nicht als Anhängsel, sondern weil sie unter derselben strafbewehrten Pflicht stehen wie alle anderen.

Das Ergebnis am Ende ist nicht ein Foliensatz, sondern eine Weisung: eine Seite, die sagt, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer bei Unsicherheit entscheidet. Wie diese Seite aufgebaut ist, steht in Interne KI-Richtlinie – für eine Verwaltung mit dem Unterschied, dass die mittlere Datenstufe enger ist, die oberste namentlich geregelt wird und eine zusätzliche Kategorie für noch nicht publizierte Geschäfte dazukommt.

Fazit

Die Besonderheiten einer Verwaltung sind kein Grund zu warten, sondern der Inhalt, der in der Schulung fehlt, wenn man einen Standardkurs bucht. Wer das kantonale Datenschutzrecht, das Amtsgeheimnis, die Aktenführung und das Öffentlichkeitsprinzip sauber behandelt, kann danach mehr erlauben, nicht weniger – und genau das ist der Punkt: Klarheit erzeugt Nutzung, Unklarheit erzeugt private Konten.

Wie wir Schulungen aufbauen und was daraus mitgeht, steht bei den KI-Schulungen. Welches Format für welche Grösse passt, klärt der Formatvergleich.